La digitalización se ha vuelto extremadamente importante para el desarrollo y la implementación exitosa de la industria 4.0, en especial con la crisis sanitaria provocada por el COVID-19. Las  compañías en todo el mundo están comenzando a entender la urgencia y el valor de digitalizar los procesos de negocio y están comenzando a desplegar tecnología con el fin de maximizar la eficiencia y la productividad.

Las organizaciones pueden ver claramente el valor de deshacerse de los procesos en papel, que son repetitivos y susceptibles de errores humanos. Su ejecución lleva más tiempo que sus contrapartes digitales. Esto puede observarse en los estudios recientes realizados por DocuSign en los sectores de recursos humanos y de ventas empresariales.

Datos globales de DocuSign indicaron que solo el 6% de los equipos de recursos humanos obtienen firmas para todos sus formatos de forma electrónica; es decir, en las áreas de recursos humanos a nivel mundial, el 94% de las empresas no están aprovechando por completo la tecnología con la que ya cuentan. Además, en México todavía el 51% de los formatos y papeleo de contratación en una organización se hace de forma manual, lo mismo que el 40% de los datos de ingreso y el análisis jurídico.

Por otro lado, respecto a los equipos de ventas, el estudio señaló que modificar la manera de operar para trabajar a distancia ha acelerado los procesos de transformación digital en los equipos de servicios empresariales: durante 2020, más del 50% de los acuerdos comerciales se cerraron de forma remota en comparación con solo el 30% de los que se cerraban previo a este periodo a nivel internacional.

En pleno 2021, la transformación digital se ha vuelto una prioridad para las organizaciones en todo el mundo y, en el estudio realizado por DocuSign, el 67% indicaron que serán vital la digitalización durante los próximos cinco años.

Por supuesto, la firma electrónica está en el centro de esta transformación. Durante el último año, compañías de todos los tamaños pusieron énfasis en un urgente, mantener sus negocios a flote en tiempos de distanciamiento sanitario. Todas las organizaciones necesitan firmar contratos jurídicamente imperativos y seguros, para ello las firmas electrónicas lo abordan de manera más eficiente, acelerando la transformación digital.

Según Gartner, la adopción de firmas electrónicas se ha acelerado en el contexto del trabajo remoto y la transformación digital. Entre los principales beneficios que abogan a favor de este cambio están:

• El retorno de inversión inmediato que ofrecen, ya que los procesos manuales en papel son la raíz de los altos costos de transacción. Además del costo del papel, el tiempo dedicado a la búsqueda de firmas es cuantificable como un costo. Cuando estos procesos se digitalizan, la experiencia comprueba que los equipos son capaces adaptarse rápido y sacar más productividad con procesos automatizados.
• Una mayor eficiencia con la digitalización: Las organizaciones logran reducir el tiempo para cerrar negocios y el trabajo repetitivo y manual que conlleva frecuentes errores. Poder firmar documentos sin que se les solicite descargarlos, imprimirlos, firmarlos, escanearlos es un gran paso que da como resultado una documentación compatible y sin riesgos.
• Los procesos empresariales más integrados y la colaboración más sencilla. Las firmas electrónicas facilitan la colaboración entre equipos y se pueden integrar a múltiples aplicaciones que distintos departamentos utilizan en su cotidiano, de manera muy simple.
• La mejora en la experiencia del cliente: Los clientes pueden firmar documentos con solo unos cuantos clics, en cualquier lugar, en cualquier momento y en cualquier dispositivo facilitando así su experiencia.

Con estos hechos, las organizaciones se dan cuenta de la importancia de implementar la firma electrónica como una pieza clave para su transformación digital. Debido a la manera rápida de simplificar el proceso de adquisición, contratación, aprobación o cualquier otro documento que requiera consentimiento. Las firmas electrónicas crean procesos rápidos y convenientes para remitentes y firmantes.

Por: Gustavo Brant, VP Latam de DocuSign

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